A. Analisa Perencanaan
Kebutuhan
1. Analisa
Perencanaan Kebutuhan
Analisa rencana kebutuhan
merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana
yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan proses
yang lain. Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi
yang dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user),
kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi merencanakan
macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan.
Beberapa pertimbangan dalam
kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan
permasalahan yang berhubungan dengan:
a. Klasifikasi alat/sarana
prasarana yang dibutuhkan.
b.
Spesifikasi alat/sarana prasarana.
c.
Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan
digunakan.
d.
Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.
e.
Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.
f.
Berapa jumlah/volumenya.
Analisa rencana kebutuhan guna
menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang
diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran,
dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:
1)
Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk
jenis barang tidak bergerak.
2)
Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis
barang bergerak.
3)
Hewan, barang yang termasuk hewan.
4)
Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang
bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti
jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya,
seperti; mouse, keyboard, external
hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.
2. Jenis-Jenis
Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan sarana
prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif. a. Analisa kebutuhan kualitatif
Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu
rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang
jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.
Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan
berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:
1)
Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?
2)
Bagaimana kondisinya?
3)
Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika
barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?
b. Analisa
kebutuhan kuantitatif
Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti
volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi
tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:
1)
Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien
penggunaannya?
2)
Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah
pegawai yang ada?
3)
Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target
capaian yang ditetapkan?
Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif
adalah:
1)
Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai
berdasarkan struktur organisasi yang ada.
2)
Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu
diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode
waktu tertentu.
3)
Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin
kantor)perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang
sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat
tetap)
4)
Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu
diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi
penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu
proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya
pesanan.
5)
Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat
diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau
faktor-faktor sebagai berikut: a)
Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).
b)
Biaya setiap kali mengadakan pesanan
c)
Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang
selama berada di gudang.
3. Pengusulan
Sarana Prasarana
Pengusulan alat/sarana prasarana
yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data
yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan
agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya.
Mekanisme pengusulannya dapat dilihat pada gambar 4, berikut ini:
a.
Prosedur pengusulan sarana dan prasarana
Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah
kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan
suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal
sbagai berikut:
1)
Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan
masing-masing satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.
2)
Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian
yang ada.
3)
Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang
yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.
b.
Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan
kebutuhan adalah:
1)
Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok
pegawai.
2)
Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.
3)
Untuk standar kerja yang baku.
4)
Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek
penggunaannya. 5) Untuk menghindari
pemborosan.
c.
Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.
Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan
perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus
berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan
untuk:
1)
Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana
yang dibutuhkan.
2)
Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana
yang bibutuhkan.
3)
Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
4)
Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap
sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian
dalam proses pembelian.
d.
Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan
berdasarkan pada pengelompokan barang/sarana dan prasarana.
e.
Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak
bergerak.
1)
Barang bergerak habis pakai, pengusulannya
didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang,
penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan
pada:
a)
Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang
mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.
b)
Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan
untuk pengadaan barang setiap periodenya.
c)
Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode
jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu
tahunan.
2)
Barang tidak habis pakai,
pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur
pakai barang, penempatan, perawatannya atau pemeliharaannya, dan
penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:
a)
Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan
usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana
kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan
peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam
batas-batas efisiensi.
b)
Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya
pemeliharaan.
c)
Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan
periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode
waktu tahunan.
3) Barang tidak bergerak,
dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci antara lain sebagai
berikut:
Tanah;
a)
Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya
senantiasa sesuai dengan efektifitas penggunaan.
b)
Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi)
setempat.
c)
Kepastian nilai atau harga tanah.
d)
Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data
yang syah dan akurat.
Bagunan, informasi
yang diperlukan meliputi:
a)
Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.
b)
Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan
menggunakan.
c)
Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan
menempati.
d)
Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan
ditempatkan.
e)
Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.
4) Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan.
Berikut ini diberi contoh formulir usulan rencana
kebutuhan:
B. Pengadaan Sarana dan Prasarana
1. Pengertian
Pengadaan
Setelah melakukan proses analisa
perencanaan kebutuhan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses pengadaan
atau proses pembelian sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Keberhasilan proses
pengadaan ini tidak terlepas dari hasil analisa perencanaan yang telah
dilakukan sebelumnya. Karena secara umum pengadaan merupakan tindak lanjut dari
hasil penganalisaan. Dalam kaidah pengelolaan sarana dan prasarana pengadaan
merupakan mata rantai yang tak dapat dipisahkan dengan mata rantai sebelumnya
yaitu analisa perencanaan kebutuhan. Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010 Bab I pasal
1 ayat 1, menyebutkan “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya
disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Pengadaan adalah suatu kegiatan untuk menambah
dan memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan menciptakan sesuatu yang semula
berkurang atau belum ada menjadi cukup/tersedia, termasuk di dalamnya suatu
usaha untuk mempertahankan barang yang masih ada dalam batas-batas yang
efisien”. Agar supaya terhindar dari kesalahan non teknis pengelola sarana dan
prasarana sebelum melakukan proses pengadaan perlu mencermati berbagai
kelengkapan data yang bersifat administratif antara lain berisi:
a.
Kelengkapan instrumen data/informasi secara detail dan
lengkap tentang barang/jasa yang akan dibeli.
b.
Pengolahan data/menguji data, meliputi:
1)
Klasifikasi jenis
kegiatan. Apakah data yang telah terkumpul sudah sesuai dengan tujuan
mengapa barang/jasa tersebut dibeli. Pengujian ini meliputi apakah barang/jasa
yang dibeli sudah sesuai dengan kegiatan calon pengguna atau belum? apakah
barang yang akan dibeli sudah sesuai dengan tugas dan fungsi calon pemakai atau
belum? Misalnya untuk memperlancar tugas pejabat tertentu yang mobilitas
internal dan eksternalnya tinggi perlu didukung fasilitas alat transportasi,
sehingga tim pengadaan barang membeli sebuah mobil sedan.
2)
Klasifikasi dan
spesifikasi jenis barang. Klasifikasi jenis barang, ketepatan usulan barang
untuk;
a)
Barang bergerak habis pakai yaitu (ATK, peralatan kecil
pendukung kerja di ruang kantor, paper clips, pisau cutter, penggaris, ordner,
bahan praktik laboratorium, bahan praktik bengkel, bahan praktik studio, dan
sebagainya)
b)
Barang bergerak tidak habis pakai yaitu; seperti
stapler kecil, perforator kecil, dan sebagainya.
c)
Barang tidak bergerak.
3)
Klasifikasi jenis
lokasi berisi informasi tentang kebutuhan barang yang diperoleh dari
tingkat satuan pendidikan, SD, SMP, SMA, SMK, dan sebagainya. Misalnya rencana
pengadaan pemasangan jaringan internet, tentu tidak akan tepat untuk satuan
pendidikan tingkat dasar. Sebab satuan pendidikan tingkat dasar fokus
pembelajaran belum sampai penggunaan internet.
4)
Klasifikasi data
pelengkap, informasi ini berisi tentang data kepegawaian dan struktur
organisasi.
5)
Verifikasi data,
yang dimaksud dengan verifikasi data adalah mendiskusikan kebenaran data antara
unit layanan pengadaan dengan tim penyusun usulan. Verifikasi terkait dengan
kebenaran istilah/nomenklatur yang diusulkan oleh calon pemakai (user)
c.
Dasar hukum pengadaan menginduk pada peraturan terbaru.
Sedangkan pada peraturan lama yang masih relevan dan masih mengikat masih dapat
digunakan. Pada modul ini untuk pembahasan pengadaan barang milik/kekayaan
negara menggunakan Peraturan Presiden RI Nomor 54Tahun 2010
2. Tujuan
pengadaan
Pada tahap perencanaan,
pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap organisasi hendaknya
senantiasa memperhatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi
pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut menurut Tim
Dosen ASMI Santa Maria, 2007: 20), “adalah untuk mendapatkan
perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu,
tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.
a. Tepat Mutu
Mutu (quality)
yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila
barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana
maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya
sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
b. Tepat jumlah
Tepat jumlah (quantity)
dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk
memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).
c.
Tepat waktu
Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat
dibutuhkan.
d.
Tepat sumber
Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari
sumber yang memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan
keuangan yang dapat diandalkan, punya keahlian dalam bidangnya, terpercaya
(terjamin penyerahan barang sesuai dengan spesifikasi/standar dan waktu yang
telah ditetapkan), sanggup memberikan after
sales service (bila diperlukan).
e.
Tepat harga
Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga
yang wajar sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang
diperoleh dari riset pasar dan analisis biaya dan harga.
f.
Tepat tempat/lokasi
Tepat tempat/lokasi dalam anti, barang dikirim ke tempat
yang sesuai dengan permintaan user atau
pemesan.
g.
Tepat peraturan
Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan
mengikuti peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun
perusahaan.
3. Asas-asas/Prinsip
Pengadaan
Beberapa asas yang harus
diperhatikan sebagai acuan untuk melakukan pengololaan sarana dan
prasarana/perbekalan secara efektif dan efisien, sebagai berikut:
a.
Asas kecepatan, dalam hubungan ini terkait dengan
masalah waktu. Misalnya pada masalah jadwal kegiatan pengadaan sarana merupakan
salah satu bagian dari kegiatan yang telah ditetapkan dalam jaringan kerja (network planning).
b.
Asas ketepatan, yang dimaksud dengan asas ketepatan ini
ialah menyangkut masalah kualitas atau kuantitas/volume dari ketentuan teknis
yang telah dicantumkan dalam program perencanaan.
c.
Asas kebenaran, kebenaran yang dimaksud dapat ditinjau
dari berbagai segi. Pertama dari segi hukum, apakah pengadaan barang itu sudah
sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku atau tidak.
d.
Asas pengamanan, asas ini terkait dengan keutuhan
barang dari pengirim sampai di gudang pengguna. Aspek pengemasan menjadi
persyaratan yang harus disetujui dari pihak agen/pemborong dengan pengguna
(pembeli).
Sedangkan menurut Peraturan
Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010; BAB II pasal 5, menyebutkan bahwa pengadaan
barang/jasa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut penjelasan pasal halaman
124, diuraikan sebagai berikut:
a)
Prinsip efisiensi, berarti pengadaan barang/jasa harus
diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai
kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan.
b)
Prinsip efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus
sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan
manfaat yang sebesar-besarnya.
c)
Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi
mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas
oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada
umumnya.
d)
Prinsip terbuka, berarti pengadaan barang/jasa dapat
diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan, kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
e)
Prinsip bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus
dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia
barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan.
f)
Prinsip adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan
perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa dan tidak
mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap
memperhatikan kepentingan nasional.
g)
Prinsip akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan
dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Metode
Pengadaan
Metode pengadaan barang dan jasa
dapat dilakukan dengan cara; pembikinan, perbaikan, penukaran, penyewaan,
peminjaman, hibah, dan pembelian. Metode atau cara pengadaan secara skematis
dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini.
a. Pelelangan
Umum,
Pelelangan umum adalah pelelangan yang diikuti oleh semua
perusahaan yang berminat. Sedangkan menurut Perpres No 54 Th 2010: 25),
menyatakan yaitu dilakukan secara terbuka untuk umum bagi semua penyedia
jasa/rekanan dengan pengumuman secara luas melalui media cetak, media
elektronik/internet, serta di umumkan/dipasang di dinas perindustrian
setempat.
b. Pelelangan
Terbatas,
Pelelangan terbatas yaitu apabila jumlah penyedia
barang/jasa/rekanan yang mampu melaksanakan diyakini terbatas untuk
menyelesaikan pekerjaan yang kompleks, maka penyedia barang/jasa/rekanan dapat
dilakukan dengan metode terbatas dan diumumkan secara luas dengan rekanan
tertunjuk diyakini mampu menyelesaikan pekerjaan dengan benar.
c. Pelelangan
Sederhana
Pelelangan sederhana adalah suatu cara atau metode
pemilihan penyedia barang/jasa untuk sejumlah pekerjaan dengan nilai Rp
200.000.000,00 s.d Rp 500.000.000,00.
Berdasarkan perubahan Perpres Nomor 54
Tahun 2010 ke Perpres Nomor 70 Tahun 2012.
d. Pemilihan Langsung
Pemilihan Langsung, adalah metode pemilihan penyedia
barang/jasa konstruksi tanpa melalui pelelangan kepada penyedia
barang/jasa/rekanan. User melakukan pemilihan langsung kepada penyedia
barang/jasa/rekanan yang memenuhi persyaratan dan telah dinilai oleh user
rekanan tersebut diyakini mampu, jujur, disiplin, dan tidak pernah wanprestasi
dalam setiap diberi pekerjaan oleh user, dengan nilai pekerjaan paling tinggi
Rp 200.000.000,00.
Kriteria pemilihan langsung meliputi:
a) Penanganan pekerjaan darurat.
b)
Pekerjaan dianggap rahasia.
c)
Tahun dinas anggaran sudah mendekati bulan akhir.
d)
Penyedia barang/jasa/rekanan memiliki keahlian dalam
menyelesaikan pekerjaan
e)
Pelelangan telah dilakukan berulang kali tetapi
pesertanya kurang dari tiga rekanan.
f)
Calon rekanan lulus prakualifikasi
e. Seleksi
Umum
Seleksi umum adalah metode pemilihan
penyedia barang/jasa konsultasi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
penyedia barang/jasa konsultan yang memenuhi syarat. f. Seleksi
Sederhana
Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan penyedia
barang/jasa konsultasi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia
barang/jasa konsultan dengan nilai paling tinggi Rp 200.000.000,00 dan memenuhi
syarat yang telah ditentukan
g. Sayembara
Sayembara adalah metode pemilihan
penyedia barang jasa yang memperlombakan gagasan orisinil, kreativitas dan
inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga
satuan. Sebagai contoh pembuatan film dokumenter, h. Kontes
Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang jasa yang
memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dimana
harga dan biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Sebagai
contoh desain Monumen Jogya Kembali (Monjali) di Daerah Istimewa Yogyakata)
Penunjukkan Langsung
Penunjukkan langsung adalah metode pemilihan penyedia
barang dan jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa.
penunjukkan langsung dapat dilakukan apabila jenis pekerjaan yang akan
dikerjakan memiliki spesifikasi khusus dan calon rekanan memiliki kompetensi
dan keahlian sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan hanya satu
rekanan.
Menurut Peraturan Pemerintah RI, Nomor 54 Tahun 2010,
Pasal 38, dinyatakan bahwa “Penunjukkan Langsung terhadap 1 (satu) penyedia
barang/jasa lainnya, dapat dilakukan dalam hal:
a)
Keadaan tertentu, kriteria pengadaan tertentu yang
memungkinkan dilakukan Penunjukkan Langsung terhadap penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat 1 huruf ini:
1) Penganganan darurat yang tidak bisa
direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaan harus segera/tidak
dapat ditunda untuk: a. Pertahanan
negara
b.
Keamanan dan ketertiban masyarakat.
c.
Keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan
pekerjaannya tidak dapat ditunda/ harus dilakukan segera, termasuk:
1.
Akibat beancana alam dan atau bencana non alam dan atau
bencana sosial’
2.
Dalam rangka pencegahan bencana; dan atau
3.
Akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat
menghentikan kegiatan pelayanan publik,
2)
Pekekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang
mendadak untuk menindak lanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh
presiden.wakil presiden.
3)
Kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan
oleh menteri pertahanan serta kegiatan yan menyangkut keamanan dan ketertiban
masyarakat yang ditetapkan oleh kepala kepolisian negara Indonesia, atau
4)
Barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang spesifik
dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) penyedia barang/jasa lainnya karena
1 (satu) pabrikan penyedia barang hak paten, atau pihak yang telah mendapat
ijin dari pelanggan hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelanggan untuk
mendapatkan ijin dari pemerintah,
b)
Kriteria barang khusus/pekerjaan khusus/jasa lainnya
yang bersifat khusus yang memungkinkan memungkinkan dilakukan penunjukkan
langsung. Syarat-syarat penunjukkan langsung:
a.
Pekerjaan bersifat spesifik dan khusus
b.
Hanya ada satu rekanan
c.
Jenis perkerjaan dianggap rahasia
d.
Tahun dinas anggaran sudah mendekati bulan akhir.
e.
Penyedia barang/jasa/rekanan dinilai jujur.
f.
Calon rekanan memiliki kompetensi dan keahlian sesuai
dengan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan.
g.
Calon rekanan lulus prakualifikasi
i. Pengadaan
Langsung
Pengadaan langsung adalah metode
pengadaan barang dan jasa langsung kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui
pelelangan, seleksi, dan penunjukkan langsung. j. Swakelola
Swakelola merupakan kegiatan pengadaan barang/jasa dimana
pekerjaanya direncanakan, dikerjakan dan atau diawasi sendiri oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) sebagai
penanggungjawab anggaran, instansi pemerintah lain dan atau kelompok
masyarakat.
5. Sistem
Pengadaan
Pengadaan barang yang telah
diuraikan di atas umumnya merupakan sistem pengadaan yang dilakukan oleh
instansi pemerintah. Sehingga kurang luwes jika diterapkan pada organisasi non
pemerintah. Walaupun prinsip-prinsip dasar dan aturan-aturan relatif masih
dapat diterapkan.
a. Sistem
Sentralisasi
Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan
logistic yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan
perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di-berikan pada satu unit
kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi
hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut. Pengadaan
perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan
kekurangan. Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi tersebut adalah
sebagai berikut:
1)
dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya
dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di-lakukan dalam
partai besar sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan
oleh penjual (pemasok);
2)
dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan mendukung
efisiensi;
3)
dapat mendukung program standardisasi dan sistem
pertukaranlogistik antar bagian
Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem
sentralisasi ini adalah sebagai berikut.
1)
Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu
dimungkinkan tidak cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih
menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun
karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang
berliku-liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat
efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara
keseluruhan.
2)
Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit
unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan
tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya
maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan
tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
b. Sistem
Desentralisasi
Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan,
di mana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit
kerja. Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan
kekurangan. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu
sebagai berikut:
1)
kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja
akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;
2)
menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena
masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan
perbekalannya.
Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi
ini meliputi:
1)
Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk
memiliki perbekalan (barangbarang) baru, padahal perbekalan yang ada masih
berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang
tidak diperlukan di beberapa bagian.
2)
Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda
bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program
standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran
perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.
3)
Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena
pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila
dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah
potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
4)
Biaya tambahan (overhead
cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem
sentralisasi
c. Sistem
Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan
perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan
desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin
ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja,
khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas
operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan
normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh
seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan
sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus
untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem
desentralisasi.
Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan
sistem pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari
beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan
keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat
bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan
sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit
kerja.
6. Ketentuan
Umum
Persyaratan administratif bagi
calon rekanan/penyedia barang/jasa yang perlu ditetapkan dalam Rencana Kerja
dan Syarat-Syarat (RKS), adalah:
a. Syarat Umum meliputi:
1)
Surat penawaran
2)
Harga penawaran
3)
Surat jaminan bank
4)
Jadwal kegiatan pelelangan
5)
Penentuan pemenang
b. Persyaratan administrasi yang perlu dicantumkan dalam RKS mencakup:
1)
Surat perintah kerja (SPK), diterbitkan setelah masa sanggah dilampaui.
2)
Surat perjanjian kerja atau kontrak, ditetapkan pula
ketentuan-ketentuan di dalam RKS
3)
Jangka waktu penyelesaian proyek/pekerjaan, harus
dicantumkan berapa hari kalender dihitung sejak ditetapkan SPK
4)
Jaminan penawaran harus jelas kedudukanya, artinya jika
pekerjaan tidak selesai dapat dicairkan menjadi milik negara.
5)
Jaminan pelaksanaan, biasanya sesuai dengan masa
kontrak
6)
Pengawasan dan pemeriksaan pekerjaan
7)
Penyerahan pekerjaan, khusus untuk pekerjaan bangunan
penyerahan dilakukan dalam dua tahap; tahap pertama jika pekerjaan selesai
100%, dan tahap kedua penyerahan setelah masa perawatan selesai (biasanya 3
bulan)
8)
Keterlambatan penyerahan pekerjaan, keterlambatan
penyerahan dalam keadaan normal maka rekanan akan dikenakan denda 1 permil
perhari.
9)
Risiko kenaikan harga, jika terjadi perubahan nilai
harga barang atau harga borongan dapat saja terjadi karena adanya perubahan
kondisi ekonomi. Tetapi untuk penyiapan RKS hal itu harus sudah diantisipasi
sehingga jika terjadi kenaikan harga selama pelaksanaan proyek tidak
bolehmerugikan negara. Hal ini sudah menjadi tanggung jawab pemborong.
10) Force Majeure adalah suatu keadaan
sebagai akibat dari kejadian di luar kekuasaan kontraktor baik langsung maupun
tidak langsung. Misalnya terjadi gempa bumi, banjir, angin topan, kebakaran,
kekeringan, akibat kebijakan pemerintah bidang moneter (sanering, devaluasi)
7. Etika
Pengadaan Sarana dan Prasarana
Para pihak yang terkait dalam
pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika sebagai berikut:
a)
Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa
tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan kecepatan tercapainya
tujuan pengadaan barang/jasa.
b)
Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga
kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang menurut sifatnya harus
dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan
barang/jasa.
c)
Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak
langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat.
d)
Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan
yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak.
e)
Menghindari serta mencegah terjadinya pertentangan
kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung
dalam proses pengadaan barang/jasa.
f)
Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan
kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa.
g)
Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan
atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain
yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara.
h)
Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan
untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja
dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan
pengadaan barang/jasa.
C. Penyaluran, Distribusi
1. Pengertian
Penyaluran dan Distribusi
Penggunaan kata penyaluran, lebih
tepat digunakan dalam proses pemindahan barang dan tanggung jawab atas
pemanfaatan barang tersebut. Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut
pemindahan hak dan tanggung jawab dari unit satu ke unit yang lain. Pemindahan
tanggung jawab dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
a.
Pemindahan secara fisik, yaitu pemindahan hak dan
tanggung jawab fisik barang secara penuh kepada pihak user dalam internal
organisasi. User atau pengguna barang, selanjutnya disebut consignepemakai, sedangkan pihak yang memindahkan hak dan kewajiban
disebut consigne bukanpemakai.
b.
Pemindahan hak dan tanggung jawab secara pisik dan
administratif, yaitu pemindahan pengelolaan atas barang dan segera dicatat
dalam buku inventaris untuk menghindari penyalahgunaan hak. Lihat gambar 6
berikut ini,
Gambar 6. Interkoneksi Antara Pimpinan, Unit Layanan
Pengadaan dan Pengguna Barang
Pengelolaan penyaluran/distribusi
sarana dan prasarana merupakan siklus kegiatan dan usaha pengurusan dalam
penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan sarana dan prasarana
kepada unit-unit atau satuan kerja yang membutuhkan. Dalam praktiknya
pengelolaan penyaluran merupakan suatu tugas dan tanggung jawab yang rumit.
karena kegiatan penyaluran menurut Tim Dosen Asmi, (2008: 81), menyatakan
“...penyaluran tidak sekadar memberikan/menyerahkan perbekalan kepada unit
kerja yang memerlukan. Akan tetapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu
cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara
teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi”.
2. Asas
Penyaluran
Asas penyaluran berikut ini di
analisis dari Buku Petunjuk Pengelolaan Perlengkapan, Depdiknas 1983: 3-5),
antara lain menyebutkan: a. Asas tepat
waktu.
Tepat waktu artinya pada saat sarana dan prasarana
dibutuhkan barang tersebut sudah tersedia ditempat.
b.
Tepat jumlah.
Tepat jumlah artinya bahwa sarana dan prasarana yang
dibutuhkan tidak berlebih dan tidak kurang. Apabila barang yang disalurkan
berlebih akan menjadi masalah baru bagi user, karena user harus menyediakan
tempat penyimpanan sementara sebelum barang dimanfaatkan. Sebaliknya jika
barang tidak cukup/kurang akan mengganggu aktivitas satuan organisasi.
c.
Tepat mutu
Tepat mutu artinya sarana dan prasarana yng disalurkan
memenuhi spesifikasi yang diinginkan sehingga hasil pekerjaan memuaskan.
d.
Ekonomis.
Ekonomis artinya, jika ketiga unsur tersebut terpenuhi
maka organisasi akan terhindar dari pemborosan baik ditinjau dari segi barang
maupun financial
Pendapat lain dari Tim Dosen ASMI
Santa Maria, (2008: 81), menyebutkan beberapa asas penyaluran sebagai
berikut:
a. Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.
Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan
spesifikasi perbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsi-onal dapat
mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, di samping
dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun
finansial.
b. Ketepatan
nilai perbekalan yang disampaikan
Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai dengan nilai yang
telah ditetapkan berarti tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilaiyang telah
ditetapkan semula. Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program
efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan
prestise.
c. Ketepatan
jumlah perbekalan yang disampaikan
Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit
penyalur perbekalan tidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang
mem-butuhkan kurang ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan
permintaan dan atau kebutuhan). Hal ini dilakukan karena apabila suatu unit
organisasi diberi lebih, mungkin sekali unit kerja tersebut bersikap dan
bertindak boros, sedangkan apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya
akan menghambat aktivitas unit kerja tersebut, dan dalam hal ini unit kerja
tersebut akan terganggu, bahkan terhenti dalam melakukan aktivitasnya sehingga
tentunya juga akan merugikan organisasi secara keseluruhan.
d. Ketepatan
waktu penyampaian
Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu
dalam menyampaikan permintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan
menghambat aktivitas organisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan
kegiatan operasional, tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas
tersebut tidak ada, aktivitas unit kerja tersebut menjadi terganggu atau bahkan
berhenti sama sekali.
e. Ketepatan
tempat penyampaian
Penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya
juga ber-dampak tidak dapat berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja
tertentu. Apabila hal ini terjadi selain unit kerja yang membutuhkan perbekalan
tidak melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan mengganggu
aktivitas unit kerja lain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas
dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan
kondisi logistik yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam
organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja me-rupakan barang yang
siap pakai (ready for use) sehingga
kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang
rusak.
3. Pengertian
Distribusi
Distribusi selalu muncul diantara
setiap pergantian tahap dalam rantai pasok. Setiap perusahaan memiliki
kebijakan mengenai distribusi produknya masing-masing, walaupun perusahaan
tersebut bergerak dalam bidang yang sama. Misalnya, Dell mendistribusikan
produk komputernya langsung kepada pembeli akhir, sedangkan Hawlett Packard
(HP) lebih memilih untuk mendistribusikan produknya melalui reseller. Revlon
menjual produknya melalui toko-toko pengecer, sedangkan Oriflame menjual
produknya melalui agen-agen. Semua pilihan distribusi produk tentunya memiliki
kelebihan masing-masing dengan harapan dapat menarik minat konsumen untuk
membeli produk.Distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor struktur penyusun
jaringan distribusi yang dapat mengakibatkan tercapainya pelayanan yang baik
untuk konsumen. Faktor tersebut antara lain
David B.Grant, at.all, (2006:
200), menyatakan “Transportation
physiccally moves products from where they are produced to where they are
needed. This movement across space or distiance adds value to products. This
value added is often refered to as place
utility”. ( Transportasi adalah proses pengelolaan pemindahan produk
pisikal dari penyedia, diantara fasilitas perusahaan dan para
langganan/pengguna. Proses pemindahan diantara fasilitas perusahaan dan
langganan diperoleh dengan biaya yang tepat, penambahan biaya ini harus
diperkirakan menambah nilai pemanfaatan barang.
Dalam manajemen distribusi alat
penyampaian barang dari satu tempat ke tempat lain disebut “moda” atau “moda
transportasi”. Oleh karena itu moda transportasi dapat didefinisikan, “Moda
transportasi merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang
digunakan untuk berpindahnya benda dari tempat satu tempat ke tempat lain. Moda
yang biasanya digunakan dalam transportasi dapat dikelompokkan atas moda yang
berjalan di darat, berlayar di perairan laut dan pedalaman, serta moda yang
terbang di udara. Moda yang di darat juga masih bisa dikelompokkan atas moda
jalan, moda kereta api dan moda pipa.
Indonesia sebagai negara
kepulauan yang tersebar dengan 17 ribuan pulau hanya bisa terhubungkan dengan
baik dengan sistem transportasi multi moda, tidak ada satu modapun yang bisa
berdiri sendiri, melainkan saling mengisi. Masing-masing moda mempunyai
keunggulan dibidangnya. Pemerintah berfungsi untuk mengembangkan keseluruh moda
tersebut dalam rangka menciptakan sistem transportasi yang efisien, efektif dan
dapat digunakan secara aman dapat menempuh dengan cepat dan lancar.
Sistem Transportasi Nasional
(Sistranas) adalah tatanan transportasi yang terorganisasi secara kesistematis
terdiri dari transportasi jalan, transportasi kereta api, transportasi sungai,
danau, dan penyeberangan, transportasi laut serta transportasi pipa, yang
masing-masing terdiri dari sarana dan prasarana, kecuali pipa, yang saling
berinteraksi dengan dukungan perangkat lunak dan perangkat pikir membentuk
suatu sistem pelayanan jasa transportasi yang efektif dan efisien, berfungsi
melayani perpindahan barang (gas, cairan, minyak, dan bahkan benda padat) yang
terus berkembang secara dinamis.
Peraturan Pemerintah No 8 Tahun
2011 tentang Angkutan Multimoda didefinikan sebagai: Angkutan Multimoda adalah
angkutan barang dengan menggunakan paling sedikit 2 (dua) moda angkutan yang
berbeda atas dasar 1 (satu) kontrak sebagai dokumen angkutan multimoda dari
satu tempat diterimanya barang oleh badan usaha angkutan multimoda ke suatu
tempat yang ditentukan untuk penyerahan barang kepada penerima barang angkutan
multimode.
Menurut Utamo, moda transportasi
memiliki fungsi dan manfaat yang terklasifikasi menjadi beberapa bagian
penting. Transportasi memiliki fungsi yang terbagi menjadi dua yaitu 1)
melancarkan arus barang dan manusia dan 2) menunjang perkembangan pembangunan (the promoting sector).
4. Jenis-Jenis
Moda Transportasi
David B. Grant menyebutkan ada 4
jenis moda transportasi, yaitu:
a. Moda
transportasi darat (jalan raya), yaitu Truk merupakan alat angkut darat
yang paling cepat menuju target, efektif, efisien, dan fleksibel. Ada dua jenis
truk dilihat dari sisi muatan, yaitu Muatan Truk Berat (MTB) dan Muatan Truk
Ringan (MTR).
Kelebihan moda transportasi darat:
1)
Dapat menjangkau segala medan yang tidak dapat
dijangkau oleh moda transportasi lain.
2)
Lebih fleksibel untuk menyesuaikan komoditi yang
diangkut.
3)
Memberikan pelayanan yang optimum baik jarak pendek
maupun jarak jauh dari satu titik ke titik yang lain.
4)
Hampir setiap produk dapat diangkut menggunakan truk
sekalipun melalui modifikasi.
5)
Tidak terikat oleh jadwal perjalanan.
Kelemahan moda transportasi darat:
1)
Daya angkut terbatas.
2)
Terikat oleh regulasi kelas jalan yang dilalui.
3)
Tidak dapat melayani pengangkutan masal terhadap jenis
kebutuhan umum dan strategis seperti BBM, semen, aspal, gas, terigu.
4)
Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih
mahal.
Ancaman moda transportasi darat (jalan raya),
Banyaknya pengusaha memiliki alat angkut sendiri,
Bergabungnya waralaba dengan investasi jangka panjang
memiliki alat angkut korposasi, seperti Indo-mart, Alfa-mart, dan
sebagainya.
b.
Railroad Transportation.
Karakteristik moda transportasi darat (kereta api)
merupakan jenis moda transportasi masa dari stasiun ke stasiun, moda
transportasi ini hanya dapat melayani angkutan dari titik ke titik tertentu.
Kelebihan moda kereta api; 1)
Daya angkut besar.
2)
Tidak terikat oleh regulasi kelas jalan yang
dilalui.
3)
Dapat melayani pengangkutan masal terhadap berbagai
jenis kebutuhan/komoditi umum, khusus dan strategis.
4)
Biaya angkutan per unit dalam jumlah besar lebih
murah.
5)
Tepat waktu
6)
Ongkos angkut per unit lebih murah
Kelemahan moda kereta api
1)
Tidak dapat menjangkau medan yang berbukit.
2)
Kurang fleksibel karena keterbatasan fasilitas rel
3)
Kurang dapat memberikan pelayanan yang optimum terhadap
jarak pendek.
4)
Tidak dapat memberikan layanan dari satu titik ke titik
yang lain.
5)
Terikat oleh jadwal perjalanan.
c. Air Transportation
Dasar ketentuan yang mengatur moda angkutan udara adalah
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan dimana
Penerbangan didefinisikan sebagai satu kesatuan sistem yang terdiri atas
pemanfaatan wilayah udara, pesawat udara, bandar udara, angkutan udara,
navigasi penerbangan, keselamatan dan keamanan, lingkungan hidup, serta
fasilitas penunjang dan fasilitas umum lainnya. Moda Udara yang dinyatakan
sebagai pesawat udara didefinikan sebagai setiap mesin atau alat yang dapat
terbang di atmosfer karena gaya angkat dari reaksi udara.
Dampak Transportasi Udara
1)
Adanya angkutan udara mengakibatkan faktor jarak dan
geografis daratan bukan lagi menjadi batasan pergerakan manusia atau barang
untuk pencapaian yang cepat. Kondisi ini mengakibatkan hubungan antara
aktivitas produksi dan konsumsi dapat dicapai dengan lebih cepat dan waktu yang
lebih singkat.
2)
Sosial Kemasyarakatan, Angkutan udara menyebabkan
interaksi budaya (sosial) menjadi lebih dekat dan cepat dengan mengeleminasi
fungsi jarak. Masyarakat di suatu daerah dapat dengan mudah mengenal secara
langsung kondisi sosial di masyarakat Didaerah lainnya. Hal ini juga dapat
menyebabkan berkembangnya interaksi sosial (pertukaran budaya) bahkan dapat
memungkinkan adanya perubahan karakter sosial kemasyarakatan suatu komunitas
yang dipengaruhi oleh komunitas lainnya.
3)
Politik dan Keamanan/Pertahanan Peranan angkutan udara
pada bidang politik dan khususnya pada keamanan/pertahanan di suatu wilayah
negara menjadi sangat penting. Mobilisasi pasukan dan peralatan tempur
menggunakan angkutan udara menjadi semakin cepat.
Karakteristik Moda Transportasi Udara
1)
Kecepatan didefinisikan sebagai perbandingan jarak
tempuh perjalanan terhadap besaran waktu ketika suatu moda transportasi mulai
bergerak hingga menuju ke titik tujuannya. Transportasi udara memiliki
keunggulan dalam kecepatan hingga sepuluh kali lebih cepat dibandingkan moda
tranportasi lainnya.
2)
Kelengkapan moda didefinisikan sebagai jaringan moda
dan jumlah moda yang terkait dengan suatu transportasi. Transportasi udara
sangat terbatas aksesnya, meskipun dari fungsi pencapaian, transportasi udara
mampu bergerak melalui batasan Negara dengan cepat. Transportasi udara
memerlukan Bandar udara yang biasanya terletak jauh dari daerah pemukiman, dan
letak Bandar udara yang tidak setiap lokasi atau daerah ada. Dengan demikian,
transportasi udara memerlukan kelengkapan moda yang terlibat di dalamnya,
khususnya untuk akses darat menuju ke tempat tujuan yang lebih spesifik.
3)
Ketergantungan Transportasi udara dalam operasinya
sangat bergantung dengan kondisi cuaca. Asap, kabut dan awan biasanya dapat
menyebabkan tertunda atau berhenti sementara pengoperasian penerbangan.
Meskipun terdapat sistem navigasi yang canggih dan pengawas lalu lintas udara,
pada kondisi cuaca tertentu tetap dapat menyebabkan terhentinya
penerbangan.
4)
Kapasitas Pesawat udara memiliki kapasitas berat untuk
terbang dan ukuran fisik terbatas, sehingga kapasitas angkut pesawat sangat
dibatasi. Selain berat, ukuran dan jenis barang yang dimuat pun sangat
terbatas.
5)
Frekuensi Frekuensi didefinisikan sebagai jumlah
perjalanan yang dapat dilakukan pada periode waktu tertentu. Karena keunggulan
dalam kecepatannya, transportasi udara memiliki potensi frekuensi perjalanan
yang tinggi. Meskipun demikian, waktu tunggu muat barang dan penumpang
kadang-kadang menyebabkan penurunan frekuensi.
6)
Biaya merupakan jumlah uang yang harus dibayarkan oleh
pelaku perjalanan atau penerima jasa terhadap perjalanan yang dialaminya. Untuk
pengoperasian pesawat diperlukan komponen utama dan pendukung yang tidak
sedikit. Selain penilaian biaya operasi pesawat dan faktor pengembalian
investasi, penerbangan juga memerlukan fasilitas pendukung penerbangan misalnya
ATC, airportax, dll., yang memerlukan biaya yang besar.
d. Jenis Transportasi Melalui Air
Transportasi air dapat dibagi dalam 3 kategori (David B.
Grant); a) Perairan dalam pulau, (sungai, kanal, danau), b) perairan antar
samudra, c) perairan internasional.
Kelebihan transportasi air:
1)
Biaya relatif lebih murah jika dibandingkan dengan moda
transportasi lainnya.
2)
Dapat mengangkut segala jenis komoditi dari yang
bernilai rendah s.d. tinggi.
3)
Tergolong jenis multi moda.
Kekurangan transportasi air:
1)
Gerakan kapal dibatasi oleh kemampuan kedalaman air,
khususnya sungai, kanal, dan danau.
2)
Amat tergantung pada cuaca/iklim.
5. Proses
Penyaluran
Serangkaian kegiatan penyaluran
perbekalan dimulai dari kegiatan penelitian terhadap surat permintaan pengadaan
perbekalan dan hasil keputusan pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang
berwenang. Pada tahap kegiatan ini dapat diketahui secara pasti
perbekalanperbekalan yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan
perbekalan tertentu. Langkah berikutnya
adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang telah disetujui untuk
diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara mengambil dan mengelompokkan
barang-barang sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Pada
tahap kegiatan ini juga penting dilakukan pengecekan kembali terhadap
perbekalan yang akan disalurkan dengan cara membandingkan daftar barang yang
ada dalam surat permintaan barang dan yang telah disetujui dengan barang yang
telah diambil dan dikelompokkan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi
barang, jumlahnya, nilainya, dan kondisinya.
Setelah adanya kesesuaian antara
pesanan dan perbekalan yang ada, maka tindakan berikutnya adalah membawa
perbekalan-perbekalan tersebut untuk diletakkan pada tempat khusus yang
merupakan tempat persiapan penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang
membutuhkan. Setelah itu, dilakukan persiapan administratif untuk penyerahan
barang. Tahap akhir dari kegiatan
penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan kepada unit kerja yang
membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan perbekalan ini bisa dilakukan
dengan cara unit kerja yang membutuhkan perbekalan mengambil ke unit penyalur,
mau¬pun unit penyalur menyampaikan ke tempat unit pengguna (user) yang telah
melakukan pemesanan.
Dalam penyerahan perbekalan
kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat penyerahan barang, dan surat
tersebut harus ditandatangani pihak yang menyetujui, yang menyerahkan, dan yang
menerima barang. Surat ini penting karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja
tertentu telah menerima kebutuhan perbekalannya, juga penting bagi unit
penyalur perbekalan, atau secara lebih khusus bagi petugas penyalur perbekalan
karena surat ini dapat dijadikan sebagai instrumen pertanggungiawaban atas
tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan kepadanya.
Lihat Berita Acara Serah Terima
Barang dengan jumlah sedikit, sebagai kelengkapan administrasi penyaluran,
Surat Jalan Penyaluran Barang, Terima Barang dengan jumlah banyak, Surat Jalan
Penyaluran Barang dengan jumlah sedikit, Surat Jalan Penyaluran Barang dengan
jumlah barang banyak.
